Як обрати CRM-систему?

Ключова мета діяльності будь-якої компанії – отримання прибутку. Звісно, кожен підприємець мріє про те, щоб його справа приносила якомога більше грошей та продажів. На жаль, ще ніхто так і не придумав чарівну кнопку, яка розв'яже всі технічні «штуки» та складнощі в управлінні бізнесом. Однак створення CRM-систем дійсно можна вважати стартом цієї, на перший погляд, нереальної задачі. Що це таке та як обрати оптимальну CRM-систему для бізнесу: продовжуйте читати в новому матеріалі від Shelfy.

Що таке CRM-система?

Отже, CRM – це програмне забезпечення для покращення взаємодії з клієнтами, контролю та планування роботи з цільовою аудиторією. Окрім цих функцій, CRM також мають всі необхідні інструменти для автоматизації продажів, ведення бази даних, бухгалтерського обліку, контролю роботи персоналу та безлічі інших бізнес-процесів.

Прихильники old school досі не можуть змиритися з появою нового програмного забезпечення та зрозуміти, навіщо потрібна CRM, якщо вже є Excel. Проте єдине розумне пояснення – недостатня кількість знань про можливості системи для автоматизації. Адже на відміну від Excel чи інших електронних таблиць, CRM зможе впоратися з наступними типовими для бізнесу проблемами:

• Відсутність інструментів для аналітики та звітності;
• Нестача контролю над персоналом;
• Хаотичний облік даних;
• Помилки та неточності через людський фактор.

Проте навіть попри такі численні переваги, у деяких підприємців залишається острах щодо впровадження ПЗ. Вони бояться, що попри значні інвестиції, вони так і не отримають обіцяних результатів. Але давайте не будемо голослівними, звернімося до реальної статистики щодо результатів впровадження CRM-системи для бізнесу:

• Підвищення продуктивності на 50%;
• Зростання продажів на 65%;
• Покращення комунікації з цільовою аудиторією на 74%;
• Зниження трудових витрат на 40%.

Тому відкиньмо всі даремні побоювання в сторону, цифри говорять самі за себе. Почнімо використовувати всі можливості продажів на повну! Сучасні CRM-системи мають всі необхідні інструменти для налагодження бізнес-процесів, систематизації команди продажів, ведення та контролю операцій з товарами, а також безліч інших додаткових корисних функцій. Головне – обрати систему, яка максимально точно задовольнить потреби та вимоги вашого бізнесу.

Де можна знайти найкращу CRM-систему?

Оптимальний варіант для пошуку програмного забезпечення – сайти-агрегатори, які мають базу офіційно зареєстрованих сервісів для автоматизації бізнес-процесів. 

Одним з таких сайтів є Shelfy, платформа пошуку програм для бізнесу. На цьому сайті зібрані детальні описи можливостей різноманітних сервісів. Усі програми структуровані за видами (CRM, ERP, LMS, HRM, Task manager тощо). Наприклад, представлені на платформі CRM-системи можна фільтрувати за різноманітними параметрами: тип та розмір бізнесу, сфера діяльності, функціональні можливості тощо. Користувачі можуть проаналізувати рейтинг систем на основі 5-бального оцінювання, ознайомитися з детальним описом функцій, можливостей інтеграції, а також переглянути відгуки клієнтів.

Базові критерії для вибору CRM-системи

Дуже важливо враховувати бізнес-цілі компанії під час вибору CRM-системи. Проведіть повний аналіз та аудит бізнес-процесів, щоб мати повне уявлення того, для чого вам потрібне ПЗ та чого ви очікуєте від його впровадження. Найголовніше – визначити базові потреби компанії: функціональні можливості, інтеграції інструментів тощо. Список технічних та функціональних вимог допоможе обрати найкращу CRM-систему.

За наявності обов’язково скористайтеся безплатним пробним періодом, протестуйте декілька сервісів з командою. Саме від правильності вибору ПЗ залежать подальші перспективи розвитку бізнесу.

Розглянемо основні критерії для вибору CRM-системи:

• Зручність у використанні та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс. В першу чергу користуватися CRM-системою будуть працівники середньої ланки, а не просунуті програмісти. Тому дуже важливо обирати зрозумілий софт зі зручним інтерфейсом. Тоді ви отримаєте готовий робочий інструмент, а персоналу не доведеться вивчати інструкцію на 1000 сторінок, щоб зрозуміти, «що це за кнопка»;
• Гнучкість налаштувань. Для максимальної ефективності важливо, щоб компанія мала змогу налаштувати елементи системи згідно зі своїми індивідуальними потребами (змінити шаблони документів, додати користувацькі поля тощо);
• Можливості інтеграції. Інтеграція CRM-системи зі сторонніми інструментами дозволить максимально розширити її функціональні можливості. Ви зможете надсилати повідомлення, дзвонити, оформляти звіти, експортувати файли та виконувати безліч інших задач прямо в інтерфейсі CRM-системи;
• Рівні доступу. Співробітники матимуть доступ лише до тих даних, які необхідні для виконання його робочих обов’язків. Це гарантує вищий захист конфіденційної інформації;
• Служба підтримки. Технічна підтримка повинна бути професіональною та оперативною, від цього залежить швидкість розв’язання проблемних питань та мінімізація ймовірності простою бізнесу.

Як зрозуміти чи підходить вам обрана CRM-система?

Тестовий період – важливий момент вибору програмного забезпечення. Щоб точно переконатися, що обрана CRM-система відповідає вимогам та потребам вашої компанії, дотримуйтеся наступного алгоритму дій:

• Ознайомлення з інструкціями та рекомендаціями щодо використання системи, вивчення навчальних матеріалів та функціональних можливостей сервісу;
• Колективне тестування дозволить переконатися у правильності вибору, перевірити розмежування рівнів доступу та функціональні можливості обраної системи для фахівців різної сфери діяльності;
• Обговорення очікувань колективу від впровадження CRM-системи. Таким чином можна дізнатися, чи зацікавлені вони у пошуку нового програмного забезпечення, та які саме аспекти робочого процесу вони хочуть спростити в першу чергу;
• Створення списку пріоритетних функціональних можливостей CRM-системи, формування критеріїв для порівняння декількох обраних варіантів;
• Фіксування всіх результатів по ходу тестування в таблиці чи будь-якій іншій відповідній програмі;
• Порівняння результатів тестування різними співробітниками, обговорення очікувань від нового програмного забезпечення.

Найголовніше – дотримуватися вищеперерахованих порад, і тоді ви зможете обрати CRM-систему, яка максимально точно задовольнить всі потреби бізнесу!